Wat er op een dag op je afgevuurd wordt, heb je niet in de hand. Wel hoe je daarmee omgaat. Want geef je toe aan dat “dringende” verzoek van je collega of maak je toch eerst af waarmee je bezig was? Wanneer je concentratie en productiviteit je lief is, kies je voor dat laatste: je bent kritisch over wat wél en niet jouw aandacht verdient. Dit artikel vertelt je hoe.

Wat komt aan bod?

Herkenbaar?

Een groot deel van jouw kostbare tijd gaat niet alleen op aan reguliere werkzaamheden. Zeker niet. Zo spendeer je dagelijks zeker een uur aan zaken die zich spontaan voordoen; brandende vragen van een collega’s bijvoorbeeld, of verzoeken waarmee klanten op het allerlaatste moment op de proppen komen.

Je hebt dan de keuze: afmaken waar je mee bezig bent of alles uit je handen laten vallen. Misschien kies je veelal voor dat laatste. Zeker wanneer je collega benadrukt ‘… dat het écht ontzettend dringend is’ en de klant anders ‘... overstapt naar jullie concurrent, met een mooi persbericht op de koop toe.’

Wie ben jij dan om te twijfelen aan de urgentie? Beter nu bijspringen en die brandjes blussen, dan achteraf spijt hebben dat je niet snel genoeg hebt gehandeld. Toch?

In het geval dat je werkelijk te maken hebt met een noodgeval: fantastisch! Je hebt snel gehandeld en een hoop narigheid voorkomen. Maar indien achteraf blijkt dat de vraag helemaal niet zo dringend was en het spoedje helemaal niet zo spoedeisend bleek, blijkt dat je een hoop kostbare tijd, energie en aandacht hebt verspild.

Want die klus waaraan je werkte? Je weet wel: die concentratieklus waarin jij je had vastgebeten? Ja, jij bent volledig uit je concentratie getikt. Jij kunt je nu echt niet meer concentreren. Hierdoor maak je niet alleen fouten in je werk, je krijgt ook minder werk verzet. En wanneer dat één keer gebeurt, oké. Maar wanneer je werkzaamheden steevast worden onderbroken door hulpvragen en verzoeken van buitenaf, kom je gewoon niet aan je werk toe.

Eerlijk zijn op het werk

‘Maar ik kan moeilijk iemand afwimpelen’

O, zeker wel.

Jij bent verantwoordelijk voor je eigen output.

Indien je wilt werken aan je persoonlijke effectiviteit, ga je kritisch met je tijd om. Beter nog: je zal jouw tijd moeten bewaken. Dat houdt in dat je streng bent richting jezelf (‘waar spendeer ik tijd aan?’), maar ook naar anderen toe (‘wanneer spring ik bij en wanneer zal ik voor mezelf moeten kiezen’). Nogmaals: jij bent verantwoordelijk voor je eigen output.

En laten we wel stellen:

Dat maakt jou geen minder collegiaal of aardig mens. Kritisch nadenken over wat werkelijk dringend is, toont juist aan dat je jouw eigen én andermans werkzaamheden respecteert.

Daarom

Durf te twijfelen:

  • te twijfelen aan de urgentie van de vraag van je collega (‘is dit werkelijk dringend of laat hij het alleen zo voorkomen?’);
  • te twijfelen aan het verzoek van de klant (‘is dit werkelijk dringend of laat zij het alleen zo voorkomen?’);
  • te twijfelen aan je eigen impulsen (‘is dit werkelijk dringend of laat ik het alleen zo voorkomen?’).

Vaak kom je er dan achter dat de kwestie best even kan wachten. Je kunt rustig afmaken waar je mee bezig bent en daarna bewust en met je volle aandacht de hulpvraag oppakken. Daardoor kom je eindelijk toe aan die grote klussen, krijg je meer werk verzet en ervaar je niet constant dat opgejaagde gevoel. Je werkt aan wat prioriteit heeft en kiest bewust waar je jouw tijd en aandacht aan besteedt.

Met andere woorden:

Je laat je niet leiden door wat dringend voelt, maar door wat werkelijk dringend is.

En wat is “dringend” nou precies?

Dringend

Deze zaken zijn dringend…

Om voor eens en altijd een definitie te geven:

Dringend zijn de zaken die je echt meteen moet oppakken omdat jij, een ander of het bedrijf anders in de problemen komt. Het houdt in dat je niet kunt afmaken waarmee je bezig bent en de kwestie binnen 30 minuten moet oppakken.

Wees gerust: gedurende een werkdag komen werkelijk dringende zaken zelden voor.  Vaak kunnen ze prima wachten en voelen ze vooral dringend. Dat gevoel ontstaat vaak omdat een ander bang is de kwestie te vergeten of omdat hij of zij zich laat meeslepen door de emotie die eraan vast kleeft; de urgentie wordt verkeerd ingeschat.

Het is belangrijk dat jij je hier niet in laat meeslepen. Jij bekommert je enkel om de werkelijk dringende zaken: alleen daarvoor onderbreek je jouw focus en werkzaamheden.

  • Denk bijvoorbeeld aan een negatief bericht op social media dat viral dreigt te gaan. Jij zal daar nu op moeten reageren om de gemoederen te sussen. Je laat daarom je werkzaamheden uit handen vallen.
  • Of aan een klant die een digitale workshop bij jullie volgt: de workshop is vijf minuten geleden begonnen maar hij kan niet inloggen. Je stopt waarmee je bezig bent en begeleidt de deelnemer door de inlogprocedure.
  • En wat dacht je van een wijziging in de locatie waar jullie de bijeenkomst houden? Om te voorkomen dat iedereen morgen op de verkeerde plek belandt, zul jij zo snel mogelijk contact met hen moeten opnemen.

Het is prima – nee, juist aan te raden – om voor deze spoedjes je werkzaamheden even opzij te schuiven. Je hebt een brandje te blussen. Maar voor alles dat best even een half uur kan wachten, hoef je niet gelijk uit je stoel te springen — ongeacht hoe dringend een collega het ook laat overkomen.

… alles en iedereen die daar niet onder valt “wimpel” je af

Om een verandering in de werksfeer en -cultuur door te voeren, zal iedereen binnen je team op te hoogte moeten zijn van bovenstaande overtuiging. Het is daarom verstandig om eens gezamenlijk het gesprek aan te gaan:

‘Mensen, ik weet niet hoe met jullie zit, maar ik wil dolgraag iedereen helpen. Alleen, ik zit ook met mijn eigen werk. Vaak spring ik dan meteen bij omdat iets heel dringend lijkt. Achteraf blijkt dat het net zo goed morgen had gekund. Ik vind dat we daar echt assertiever in mogen zijn. Laten we daarom afspreken elkaar alleen te storen als iets echt dringend is.’

Benoem hierbij bovenstaande definitie.

‘… dat we elkaar echt alleen onderbreken wanneer we binnen 30 minuten een reactie of antwoord moeten hebben omdat anders de rapen gaar zijn.’

Vertel er gelijk bij hoe jullie elkaar dan storen. Want een e-mail sturen over een potentiële ramp voor het team, geen goed idee. Wat wel?

‘Als iets echt dringend is, dan loop je het kantoor van iemand binnen. Is de persoon niet fysiek aanwezig dan bel je.’

Oké, oké. En als het niet dringend is?

‘… dan zet je je vraag of kwestie op de mail. De ander beantwoordt dit binnen 1 werkdag. Ook kun je je bespreekpunt zolang vastleggen op je ‘1 op 1’-lijst. Zodra je de ander dan treft neem je puntsgewijs je vragen en kwesties door.’

Want?

‘Beter één  keer storen met tien vragen, dan tien keer met één vraag.’

Yes!

En dat “afwimpelen”?

Indien een collega met een vraag aan je bureau staat, hang je natuurlijk niet de botte hark uit — ‘Niet dringend Jessica, hoi!’ Je pakt het diplomatiek, professioneel en collegiaal aan. Je zal namelijk eerst moeten toetsen of haar vraag of kwestie wel of niet urgent is. Daarvoor gebruik je “The 4 I’s of Interruptions”. Dat zijn vier vragen die je een ander stelt om zo snel mogelijk het probleem kort te sluiten: moet ik vlug handelen of kan dit toch wachten?

  • What’s the Issue? – ‘Hé Jessica, wat is precies het probleem?’
  • What’s the Impact? – ‘Hm, en wat is het ergste dat kan gebeuren wanneer ik hier niet meteen naar kijk?’
  • What have I done? – ‘Oké, en wat heb jij zelf al gedaan om dit op te lossen?’
  • What will I ask? – ‘Wat wil je precies dat ik nu doe?’

Daarmee dwing je je collega kort en krachtig te communiceren waardoor jij vlug kunt bepalen of de kwestie wel of niet je aandacht nodig heeft. Indien het werkelijk dringend blijkt, laat je alles uit handen vallen. Blijkt Jessica de boel toch te hebben aangedikt, dan geef je aan dat haar kwestie nu geen prioriteit voor je is.

‘Vind je het goed dat ik dit vanmiddag oppak? Ik ben namelijk druk bezig met dit verslag en zo te horen kan het uitprinten van die uitnodiging prima wachten.’

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Kortom

Laat je werk niet langer onderbreken door kwesties die dringend voelen, maar het niet zijn. Je wilt best een collega of klant te hulp schieten, maar dan moet de kwestie ook werkelijk urgent zijn. Anders kan het prima wachten. Probeer deze kritische houding eens een tijdje uit en je zal merken dat je meer werk verzet krijgt dan ooit tevoren. Beter nog: je collega’s zullen jou en je tijd meer respecteren. Zij weten dat jij geen tijd hebt voor drukdoenerij, dat je prioriteiten stelt in je werkleven en daarbuiten.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog