Feilloos feedback geven doe je aan de hand van deze communicatietechnieken

Misschien sta je wel bekend om je vlotte babbel en vind je het helemaal niet ingewikkeld om te communiceren. Toch wil dat niet per se zeggen dat jij de juiste communicatietechnieken beheerst. Gaat het om feedback geven, dan kunnen de juiste technieken een gesprek soepeler laten verlopen. Je geeft de ontvanger een prettig gevoel en jullie kunnen – na het gesprek – nog prima samen door één deur. 

Wat komt aan bod:

1. Welke manieren van communiceren zijn er?
2. Welke communicatietechnieken zijn er?
3. Hoe kan ik mijn feedback overbrengen?
4. Conclusie
5. Veelgestelde vragen over communicatietechnieken

Een collega vertellen dat iets de volgende keer beter moet. Je weet het prima te verpakken – want je hebt immers een vlotte babbel. Toch is het handig om communicatietechnieken te beheersen. Ze zorgen ervoor dat je verhaal een kop en een staart heeft en er achteraf geen onduidelijkheden meer zijn. Communicatietechnieken zijn manieren om een gesprek te versoepelen. Ingewikkeld zijn ze niet, dus ook jij kan dit met gemak in je dagelijkse leven implementeren. 

We beginnen bij het begin: welke manieren van communiceren zijn er?

Welke manieren van communiceren zijn er eigenlijk? Als we kijken naar het leven van een kenniswerker, dan zijn er op kantoor verschillende manieren van communiceren. Denk aan face-to-face gesprekken (bij het koffiezetapparaat of tijdens feedbackgesprek met je collega), telefoongesprekken, e-mailconversaties, platformen zoals Teams of Slack en virtuele gesprekken, bijvoorbeeld via Zoom. 

Oftewel, verbale communicatie (waarin gesproken wordt), non-verbale communicatie (waarbij lichaamstaal een grote rol speelt) en digitale communicatie (waarbij verbale- en non-verbale communicatie samenkomen). 

Feedback gesprekken vinden vaak plaats tijdens face-to-face gesprekken. Want geef toe, feedback ontvangen van een werkgever of collega tijdens een belletje, voelt toch wat lafjes aan. Nu we in een tijd leven waarin vaak thuisgewerkt wordt, vinden veel van dit soort conversaties vaker via online videocalls plaats. Hoe dan ook: bij een goede feedbacksessie wil je elkaar aan kunnen kijken.

Welke communicatietechnieken zijn er? En hoe helpt dit bij het geven van feedback?

Er zijn veel verschillende soorten communicatietechnieken die een gesprek, niet alleen voor jou, maar ook voor de luisteraar prettiger maken. Wanneer je feedback geeft, dan is dit gewenst. Je wil de ontvanger niet van z’n stuk brengen of ongemakkelijk laten voelen, dus hup, pen en papier in de aanslag. Deze communicatietechnieken gaan je helpen!

1. Actief luisteren

Stel je voor, je hebt een gesprek met een collega waarin je feedback moet geven. Dit betekent dat je tijdens dit gesprek niet alleen op je eigen verhaal let, maar volledig je aandacht richt op de persoon die feedback ontvangt. Vraag je jezelf af: hoe kan ik mijn luistervaardigheden verbeteren? Maak oogcontact, knik en herhaal. Het zijn manieren om aan te geven dat je het verhaal van de ander belangrijk vindt. 

Voorbeeld: 

De ontvanger geeft na jouw verhaal aan: “Ik vond het lastig om de deadlines te halen, omdat de richtlijnen niet duidelijk waren.” Je reageert door te zeggen: “Als ik het goed begrijp, vond je de richtlijnen onduidelijk. Kun je me meer vertellen over welke delen verwarrend waren?” 

2. Samenvatten en parafraseren

Door de kern van het verhaal van de ander samen te vatten, of in je eigen woorden te herhalen, kun je bevestigen dat je het goed hebt begrepen. Dit zorgt ervoor dat er geen misverstanden zijn.

3. Open vragen stellen 

Je wil meer diepgang in een gesprek creëren, dus stel open vragen aan je gesprekspartner. Vragen als: “Hoe voel je je bij deze situatie?” of “Wat denk je dat we anders zouden kunnen doen?” Hierdoor laat je zien dat je behoefte hebt aan de mening van je gesprekspartner. 

4. Non-verbaal communiceren

Hoe kan ik non-verbale communicatie effectief inzetten? Door je te focussen op je lichaamstaal terwijl je feedback geeft. Gezichtsuitdrukkingen en gebaren doen namelijk véél meer dan je denkt. Een (oprechte glimlach) een geruststellend gebaar en een open houding maken een niet-zo-positieve boodschap een stuk minder vervelend. 

5. Assertief communiceren

Assertiviteit is bij het geven van feedback eigenlijk onmisbaar. Dit houdt in dat je duidelijk bent, je vertelt zonder omwegen je verhaal en zorgt ervoor dat de boodschap niet verloren gaat in een brij van onnodige woorden en zinnen. Vraag je je af: hoe kan ik assertief communiceren zonder agressief over te komen? Door tijdens het feedback geven aan je eigen belang te denken, maar ook aan het belang van de ander. 

6. Storytelling gebruiken

Nóg een communicatietechniek die het geven van feedback prettiger, beter en makkelijker maakt. Je kunt hierbij voorbeelden geven van situaties waarin de ontvanger iets niet handig aanpakte. 

Voorbeeld: 

In plaats van alleen te zeggen: “Je moet je deadlines beter beheren”, kun je een verhaal delen over een situatie waarin een collega door het bijhouden van een duidelijke planning zijn project met succes afrondde. Dit maakt je feedback concreter en gemakkelijker te begrijpen en toe te passen.

Maar, hoe kan ik mijn feedback boodschap helder en beknopt overbrengen?

De verschillende communicatietechnieken voor het voeren van een feedback gesprek zijn er, maar hoe kan je je feedback helder en beknopt overbrengen? Welke communicatietechnieken pas je toe? En hoe zorg je ervoor dat het organisch verloopt?

We snappen het, veel vragen. En gelukkig hoeft het niet zo moeilijk te zijn. Je kunt hiervoor een duidelijk stappenplan volgen om te ontdekken welke technieken helpen bij het geven van feedback.

1. Wees voorbereid: bedenk van tevoren wat je wilt zeggen om je boodschap gestructureerd en to the point te houden.
2. Start positief: start met een compliment om de sfeer te verbeteren. Geloof ons, dit werkt altijd. 
3. Geef concrete voorbeelden: wees specifiek over wat er misging en waarom. “Je hebt de presentatie te laat ingeleverd, waardoor we de afspraak met een klant moesten verplaatsen.”
4. Kom met een plan: geef tips voor verbetering. Bijvoorbeeld: “Zet je taken in een agenda om deadlines niet meer te vergeten.”

Bereid dit stappenplan van tevoren voor, zodat je exact weet wat (en hoe) je de feedback gaat geven. En oefen het thuis, want zo kom je op het moment supreme beter uit je woorden.

Moeite met het implementeren van communicatietechnieken? Volg een cursus!

Al die technieken, manieren, trucjes: het is behoorlijk overweldigend om allerlei nieuwe manieren van communiceren in je werkleven te introduceren. Toch is het niet onmogelijk, je bent immers nooit te oud om te leren. Iedereen kan effectieve feedback geven die écht bij de ander aankomt, zonder dat ze jou als een onaardig persoon zullen bestempelen.

Word nog beter in zowel feedback geven als ontvangen met onze training Feedback Geven. Daarin delen onze experts in 1 dag hun beste feedbacktips. Na afloop van de training feedback geven weet jij precies hoe je je boodschap respectvol brengt, serieus genomen wordt en alles uit feedback haalt.

Wil je liever via social media op de hoogte blijven en (gratis!) tips ontvangen? Mag ook. Je volgt ons hier op Instagram.

Conclusie

Feedback geven vraagt om nét iets meer dan alleen een vlotte babbel. Het benutten van communicatietechnieken kan het geven van feedback flink verbeteren, een gesprek wordt er namelijk voor zowel de gever als de ontvanger prettiger van.

• Dit begint bij actief luisteren: focus je volledig op de ander door oogcontact te maken en te knikken.
• Samenvatten en parafraseren helpt om misverstanden te voorkomen, terwijl open vragen diepgang en betrokkenheid bevorderen.
• Vergeet ook geen aandacht aan non-verbale communicatie, zoals een lieve glimlach, dat kan een lastige boodschap verzachten.
• Assertiviteit zorgt ervoor dat je verhaal duidelijk en direct is, zonder omwegen.
• Gebruik storytelling om concrete voorbeelden te geven die je feedback verduidelijken.
• Voor een heldere en beknopte boodschap: wees goed voorbereid, begin positief, geef specifieke voorbeelden, en bied verbeterpunten aan.
• En vergeet niet te oefenen, of dat nu voor een spiegel of tijdens onze cursus is, het gaat je uiteindelijk lukken! 

Veelgestelde vragen over communicatietechnieken

• Wat zijn de meest effectieve communicatietechnieken voor leidinggevenden?

  Leidinggevenden moeten vaak feedback gesprekken voeren, het is immers hun taak om een team aan te sturen. Communicatietechnieken die voor leidinggevenden belangrijk zijn, zijn als volgt:

  • Actief luisteren: volledige aandacht geven aan medewerkers om hun zorgen en behoeften te begrijpen.
  • Duidelijke, directe en beknopte communicatie: eenduidig en transparant zijn over verwachtingen en doelen.
  • Empathie: het goed kunnen inleven in de perspectieven en gevoelens van medewerkers.
  • Assertieve feedback geven: dat wil zeggen, belang hebben bij je eigen mening én dat van een ander.
  • Non-verbale communicatie: gebruik maken van lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen om boodschappen te versterken en vertrouwen op te bouwen.

• Wat zijn de beste manieren om misverstanden in communicatie te voorkomen?

  Om misverstanden in communicatie te voorkomen (en dat wil je absoluut niet), is het belangrijk om actief te luisteren en door te vragen voor bevestiging. Probeer daarnaast duidelijke en ondubbelzinnige taal te gebruiken, de kern van het gesprek samen te vatten, open vragen te stellen voor verdere verduidelijking, en aandacht te besteden aan non-verbale signalen zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen.

• Wat zijn de beste technieken voor conflictbeheersing in communicatie?

  Geef je feedback, dan wil je de ander wijzen op iets, maar vervolgens ook naar een oplossing toe werken. Een conflict wil je absoluut voorkomen, maar met de juiste communicatietechnieken moet dat lukken. 

  Zijn jij en je gesprekspartner het niet eens? Blijf kalm communiceren om misverstanden te voorkomen en probeer samen naar een oplossing te zoeken. Maak gebruik van assertieve communicatie om je eigen behoeften en grenzen duidelijk te maken – zonder agressie. Zorg ervoor dat jij en je gesprekspartner op één lijn liggen, dus blijf elkaars opmerkingen herhalen en parafraseren. 

   

• Welke communicatiemodellen zijn er?

  Er zijn veel verschillende communicatiemodellen, communicatiemethoden of communicatievormen, maar wij sommen de meest bekende met voorbeelden voor je op:

  • Het zender-ontvanger model: dit is het basismodel van communicatie waarbij de zender een boodschap verstuurt naar de ontvanger. 
  • Het Shannon-Weaver model: dit model ziet communicatie als een proces van zender naar ontvanger via een kanaal. Het benadrukt dat ruis tijdens het versturen van de boodschap de communicatie kunnen verstoren.
  • Het transactionele model: dit model ziet communicatie als een interactief en gelijktijdig proces tussen zender en ontvanger, waarbij beide partijen constant invloed op elkaar uitoefenen.

• Hoe kan ik mijn communicatie aanpassen aan verschillende doelgroepen?

  Iedere persoon is anders, dus ook iedereen reageert anders op feedback. Om je communicatie aan te passen aan verschillende doelgroepen, moet je je doelgroep kennen en begrijpen. Weet met wie je een gesprek voert, zo geef je feedback op een andere manier aan een stagiaire in zijn of haar eerste weken, dan aan een teamleider waar je al vijf jaar mee werkt. 

• Welke rol speelt empathie in effectieve communicatie tijdens het geven van feedback?

  Empathie is – noteer, mensen! – héél belangrijk bij het geven van feedback. Het helpt om je in de schoenen van de ontvanger te plaatsen. Dit helpt je om je boodschap op een respectvolle manier over te brengen, waardoor de ontvanger de feedback beter ontvangt en minder defensief reageert. En daar wordt iedereen gelukkiger van. 

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: 

• 1-daagse training Time Management
• 1-daagse training Assertiviteit 
• 1-daagse training Gesprekstechnieken
• 1-daagse training Feedback geven
• 1-daagse training Effectief Thuiswerken
• 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken