‘20 procent van je klanten levert 80 procent van je winst op.’ Het bekt lekker, maar wat is de 80/20-regel (of pareto principe) nou precies? Beter gezegd: wat heb jij als kenniswerker eraan? Wat blijkt, een hoop: weeg je regelmatig het resultaat versus de input af (‘is dit mijn tijd en energie waard?’) dan leid je een productiever en meer voldaan werkleven. Pas het zelf eens toe:

Wat is de 80/20-regel eigenlijk?

Het is een veelgehoorde term, de 80/20-regel, toch valt er geen vaste definitie aan te geven. De regel, ook wel bekend als het ‘pareto principe’, is namelijk een “wetmatigheid” die op allerlei gebieden toepasbaar blijkt.

Zo zou je kunnen zeggen dat ‘80 procent van de mensen maar naar 20 procent van de beschikbare series op Netflix kijkt’. Of dat ‘80 procent van alle relatieproblemen ontstaan omdat we maar 20 procent van onze tijd aandachtig naar onze partner luisteren.’ Hoe dan ook, de 80/20-regel staat niet vast, maar beschrijft eerder een idee of onderbuikgevoel.

Dat wil niet zeggen dat het geen fantastische manier is om naar je eigen inspanningen te kijken. De regel is namelijk vooral bekend vanwege de volgende stelling:

80% van het resultaat wordt bereikt met 20% van de input.

Ook dat kan weer verschillende dingen betekenen, maar hierbij heb je gelijk een beeld. Zo ervaar jij doorgaans dat je 80% van je kostbare tijd kwijt bent aan nietszeggende klussen die amper iets opleveren. Dat wil je graag anders zien.

Daarom kijken we in dit artikel naar manieren waarop jij het pareto principe, of de ‘80/20-regel’, kunt toepassen.

80 20 regel

Met de minste tijd en energie het grootste resultaat behalen

Pas je de 80/20-regel toe op je werkzaamheden, dan kun je stellen dat het merendeel van je werkdag opgaat aan zaken als het beantwoorden van e-mail of het bijwonen van meetings. En hoewel dit zeker tijdvreters zijn, leveren ze maar weinig resultaat op.

Dat is ontzettend jammer. Want niet alleen houd je hierdoor minder tijd over voor de zaken die er écht toe doen (en die een verschil maken), je hebt aan het eind van je werkdag ook zelden het gevoel dat je werkelijk productief bent geweest.

Liever pak je het anders aan:

In een ideale wereld zou je met slechts 20% bloed, zweet en tranen 80% van het gewenste resultaat bereiken; die klant binnenhalen bijvoorbeeld, of een succesvolle campagne opzetten. Je zou met de minste moeite het grootste resultaat behalen.

En dat is niet ondenkbaar, maar dat houdt wel in dat je op een andere manier naar je dagelijkse werkzaamheden en verantwoordelijkheden moeten kijken:

  • Want je ochtenden vullen met het afhandelen van telefoontjes om vervolgens niet toe te komen aan dat ene belangrijke project? Wil je productief zijn, dan stop je met het verkeerd prioriteren van je werkzaamheden.
  • Vanuit schuldgevoel ‘ja’ gezegd tegen een hulpvraag van een collega waardoor je in de knoei komt ? Om het meeste uit je tijd te halen, stop je met zaken oppakken die niet binnen jouw takenpakket passen.
  • Kostbare tijd verloren aan saaie vergadering die jou niets heeft opgeleverd? Slimmer werken houdt in dat jij je niet langer bezighoudt met zaken die veel tijd vragen, maar weinig impact hebben.

Kortom:

Het is vele malen nuttiger om je aandacht te schenken aan klussen, klanten of projecten waarmee je een groots resultaat bereikt, dan het te spenderen aan zaken die toch niets opleveren. 

Je zal daarom telkens een afweging moeten maken tussen twee uitersten:

Welke klus, klant of project levert het grootste resultaat op? (Die 80%)

versus

Welke klus, klant of project vreet de meeste tijd en energie? (Die 20%)

80 20 regel

Hoe pas je de 80/20-regel toe? 3 manieren waarop het kan

Nu klinkt dat heel mooi, die 80/20-regel. Toch blijkt het in de praktijk vaak lastiger, want mails moeten uiteindelijk toch beantwoord worden en ook je manager verwacht aan het eind van de dag dat rapport op zijn bureau, ook al had het weinig waarde.

Bepaalde klussen, hoe onbenullig ze soms ook zijn, moeten dus eenmaal gebeuren. Maar hoe voorkom je dat al jouw tijd en aandacht daaraan opgaat, in plaats van aan die grote belangrijke projecten?

Kortom: hoe behaal je met 20% van je tijd en energie 80% van het resultaat?

1. Houd je alleen met de belangrijke dingen bezig

Je kunt wel uren in het schrijven van voorstellen stoppen, maar wanneer dit niet deel uitmaakt van je kernfunctie, stel je de verkeerde prioriteiten.

Neem je werkzaamheden eens onder de loep: wat zijn de projecten en klussen die de hoogste waarde en de meeste impact opleveren? — de 20% klussen uit je taakomschrijving die 80% van het resultaat opleveren.

Voor de één kan dit het onderhouden van de website zijn, omdat daar het gros van de klanten op binnenkomt. Voor de ander kan het het plegen van sales belletjes zijn. Waar het om gaat is dat jij wéét welke taken, afspraken en verantwoordelijkheden prioriteit hebben. Pas dan kun je bewust keuzes maken over waaraan je vandaag wel of niet tijd besteedt.

Indien je meer wil weten over het stellen van prioriteiten raden we je aan ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ te lezen of deze artikelen:

2. Delegeer wat niet per se door jou hoeft worden uitgevoerd

Natuurlijk zijn er ook taken die gewoon moeten gebeuren, ondanks dat ze niet heel erg interessant zijn. Zo moet er jaarlijks een inventarisatie worden gemaakt of wil je wekelijks een overzicht van de sales maken.

Prima! Toch wil dit niet zeggen dat jij degene bent die die klussen moet oppakken. Indien een klus namelijk flink wat tijd vreet en het voor jou (kosten)efficiënter is dat je dit uitbesteedt, is dat een uitstekende optie. Zeker wanneer dat betekent dat je die tijd kunt besteden aan die 20%-projecten.

Durf zaken daarom te delegeren:

Indien een klus waarde heeft en uitgevoerd moet worden, vraag je dan af of dit per se door jou moet gebeuren. Is dat niet het geval, besteed het dan uit aan een ander; aan een collega, dienst of bedrijf.

80 20 regel

Neem een voorbeeld aan onze kantoorhond Gus: slechts 20% van de tijd actief en toch verantwoordelijk voor 80% van het kantoorgeluk.

3. Schrap alles dat niet jouw tijd en aandacht waard is

Wees ook streng naar jezelf en anderen toe, want niet alles dat je (structureel) op pakt hoeft uitgevoerd te worden. Hoe leuk de taak of afspraak ook is. Neem het dagelijks posten op social media; ontzettend tof, maar het slokt zo twee uur uit je wekelijkse planning op. Of die wekelijkse meeting van één uur (die makkelijk uitmondt in het dubbele) — Is het werkelijk nodig?

Vaak kom je erachter dat door de klus qua tijd te halveren je het ook wel redt. Sterker nog: soms kun je taken in hun totaliteit schrappen, zeker wanneer ze amper iets opleveren, maar wel veel van je vragen. (80 procent van je tijd versus 20 procent van het resultaat.)

Kijk eens kritisch naar je dagelijkse bezigheden: als je deze klus niet meer zou uitvoeren, wat zou er dan gebeuren?

Kortom

80% leest maar 20% van dit artikel. Indien jij tot één van hen behoort, hopen we dat je de belangrijkste boodschap hebt meegekregen: weeg telkens het resultaat versus de gevraagde input af. Is dit mijn tijd en energie waard?

Wat je daarom voortaan doet:

  • Houd je alleen met de belangrijke dingen bezig
  • Delegeer wat niet per se door jou hoeft worden uitgevoerd
  • Schrap alles dat niet jouw tijd en aandacht waard is

Je zal merken wanneer je dat regelmatig doet – niet alleen in je werk, maar op alle vlakken in je leven – je een veel productiever bestaan leidt. Beter nog: je krijgt meer gedaan, behaalt sneller succes en voelt je aan het eind van je werkweek voldaan. Heerlijk!

Verder lezen over prioriteren?

Dagelijks zulke tips en handige inzichten?

Volg ons dan op Instagram. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Wie zijn wij? | Training Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog