Het maken van een woordweb werkt op zichzelf al fantastisch, maar indien je vanuit huis werkt en een project op afstand managet, heb je nog meer baat bij een ouderwetse mindmap. Hoe je er een maakt? Eén waar je echt lange tijd nog wat aan hebt, zowel jij als de ander? In dit artikel leggen we je ‘t uit aan de hand van een video of (indien je liever leest) een aantal tips:
Het maken van een ouderwets woordweb? Geniaal bij projecten
Een woordweb, beter bekend onder de noemer “mindmap”, is een fantastische tool. Misschien gebruikte je ze voorheen wel eens om samen met een collega een project uiteen te zetten. Ook nu je vanuit huis werkt, blijft zo’n woordweb verdomd handig.
Want neem die lange Zoom-sessie die je wekelijks bijwoont: daar komen onderwerpen aan bod die zo groot en talrijk zijn dat je het overzicht verliest. Door de informatie tijdens de meeting overzichtelijk vast te leggen, houd je grip op de structuur en de context. Pluspunt? Het levert je een mooie samenvatting op die je ook nog weken later kunt raadplegen. Groter pluspunt? Je begrijpt én onthoudt de informatie ook beter.
Hoe zit dat?
Nou, wanneer we kijken naar de verschillende manieren waarop we informatie kunnen vastleggen en verwerken, zien we dat de voorkeur uitgaat naar puntsgewijze lijstjes, samenvattingen en aantekeningen. Fantastische wijzen om informatie tijdelijk vast te leggen (kijk maar naar de Cornell Methode). Wanneer het aankomt op het onthouden van deze informatie, zien we alleen dat dat niet de meest geschikte manieren zijn.
Werk je namelijk met tig verschillende bronnen, naslagwerken of ontzettend grote hoeveelheden informatie, dan heb je vrij weinig aan een samenvatting of een puntsgewijs lijstje. Je brein doorziet de grote brei aan info niet. Niets overzichtelijk aan dus, en dat is wel nodig wil je informatie langdurig opslaan: overzicht en duidelijkheid.
In één oogopslag wil je het geheel kunnen overzien. Hoe verhoudt dit zich tot dit? Wat zijn de belangrijke kernpunten? En waar ontbreekt nog informatie? Dat lukt je niet wanneer je slechts met horizontale zinnen, paragrafen of puntsgewijze lijstjes werkt. Zeker niet wanneer je een mindmap gebruikt om gezamenlijk (én op afstand) aan een project te werken.
Wat je dan juist wil is een noteer- en verwerkingstechniek die overeenkomt met de wijze waarop het er ook in je hoofd aan toe gaat: niet puntsgewijs, niet horizontaal, maar aan de hand van onderlinge verbindingen, connecties en associaties.
Want dat is namelijk hoe je brein denkt en informatie verwerkt: niet netjes, op volgorde en geprioriteerd. Nee, impulsief! Kriskras door elkaar, met vertakkingen en verbanden. En dat is precies hoe het er in een mindmap aan toegaat.
Mocht je dus een stortvloed aan informatie willen organiseren, bijvoorbeeld een project waaraan jij en een collega op afstand werken, kies dan voor de mindmap. Dat heeft namelijk een aantal voordelen:
De voordelen van een woordweb
Mocht je dus een hoop informatie willen organiseren, bijvoorbeeld dus die grote meetings, kies dan voor een mindmap. Het visueel vastleggen van informatie door middel van beeld, kleur, symbolen en associaties kent namelijk de volgende voordelen:
- Door een woordweb te maken zie je eerder het grote geheel en de structuur van de informatie, dan wanneer je met horizontale aantekeningen zou werken.
- Het maakt de informatie ook tastbaar (omdat je met afbeeldingen en beeld werkt) waardoor je hoofd- en subthema’s sneller kunt onderscheiden.
- Die kleuren, afbeeldingen en symbolen zorgen er gelijktijdig voor dat je de materie beter begrijpt en onthoudt. Het maken van een mindmap dwingt je namelijk (verder) na te denken over de materie.
- Hierdoor vergroot je niet alleen je begrip, je legt ook eerder nieuwe connecties waardoor je sneller tot inspirerende ideeën komt.
- Tot slot is de kans groot dat je ineens verbanden ziet die je eerst niet zag. je wordt er dus niet alleen creatiever van, maar ook slimmer.
Met andere woorden:
Mindmapping is een fantastische manier om informatie te verwerken, ongeacht of je deze op afstand onder ogen krijgt of tijdens een live brainstormsessie. Durf hem dan ook vaker te gebruiken of in te zetten.
- Bijvoorbeeld wanneer je aan een solo project werkt en tig bronnen tegelijkertijd moet raadplegen. Een mindmap kan dan het overzicht bieden dat je nodig hebt.
- Of bij het voorbereiden van een digitale lezing: welke grote lijnen moet je onthouden?
- Het leren, onthouden of bijhouden van vakontwikkelingen; een mindmap is de aangewezen tool ervoor.
- Wanneer je met een klant of collega aan een project werkt, op afstand. Een mindmap biedt dan dé uitkomst voor overzichtelijk informatie delen.
Kortom:
Het verschil dat een mindmap maakt bij lezen, luisteren, verwerken, leren, noteren én onthouden? Je denkt na over hoe alle brokjes informatie bij- en in elkaar passen. Dat geeft jou niet allen overzicht, het brengt je ook op nieuwe, frisse ideeën.
Even tussendoor
Mocht je nou allemaal heel interessant vinden, dan raden we je zeker aan om ons ook op Instagram te volgen. Daar ontvang je haast dagelijks korte, eenvoudige tips op het gebied van timemanagement. Leuk om ook een kijkje achter de Tijdwinst-schermen te krijgen? Volg dan ook zeker Björn; hét mastermind achter alles dat ook maar met productiviteit en persoonlijke effectiviteit te maken heeft.
Hoe een woordweb maken? Digitaal…
Hoe maak je nou zo’n mindmap, of woordweb? Nou, eigenlijk is dat verbazingwekkend simpel: je pakt een vel papier, zet het onderwerp in het midden, zet er een cirkel omheen en begint met lijntjes trekken. Wil je nou een goede mindmap; één waar je echt wat aan hebt, dan pak je het serieuzer aan:
Je werkt met een online mindmap tool. Zo sla je de boel niet alleen op, maar het stelt je ook in staat live op afstand met iemand samen te werken. Ontzettend handig, tijdens een online brainstormsessie bijvoorbeeld. Jij en je collega’s kunnen er dan gelijktijdig aan werken.
Welke online tool je hiervoor kiest?
Er zijn verschillende te vinden, maar onze voorkeur heeft Mindmeister. We werken er zelf al een aantal jaren mee en zijn tevreden over de werking en kwaliteit.
En wat doe je dan?
… in 5 stappen
Zodra je een mindmaptool hebt gekozen, ga je aan de slag. Björn Deusings – directeur en trainer bij Tijdwinst.com, en auteur van het boek ‘Elke Dag om 15.00 Klaar’ legt je in deze korte video uit hoe je dat doet. Geef je de voorkeur aan het lezen van je tips, raadpleeg dan de tips hieronder.
Alle tips op een rij
Goed, laten we er in dit voorbeeld vanuit gaan dat jij en een collega een nieuwe marketingstrategie willen bedenken. Jullie bevinden je beide in een Zoom-meting, zijn ingelogd op Mindmeister en jullie gedeelde mindmap staat open. Waar begin je mee?
Stap 1. Doe een korte brainstormsessie
Alles dat ook maar met de strategie te maken heeft gooien jullie in deze fase eruit. Hierbij hoeven jullie nog geen rekening te houden met structuur of prioriteit; dat komt later. Voor nu gewoon even brainstormen over wat er allemaal moet gebeuren. Neem daar hooguit een kwartiertje de tijd voor.
Stap 2. Jullie onderscheiden hoofd- en subthema’s
Zodra jullie er van overtuigd zijn dat jullie alles hebben opgeschreven, brengen jullie structuur aan. Werk hierbij met hoofd- en subthema’s. Welke zaken kunnen jullie in één overkoepelend thema onderbrengen? Dat is één van jullie hoofdthema’s. Bij subthema’s kun je denken aan alles dat daar weer onder valt.
Om het voor jullie beide overzichtelijk te houden, geef je er gelijk een kleur en desnoods een symbool aan. Maakt het makkelijker voor het brein om de boel te onderscheiden.
Stap 3. Je vult de mindmap aan met aanvullende informatie
Jullie mindmap begint vorm te krijgen. En nu je het geheel zo voor je ziet, die je dat er nog een aantal punten ontbreken. Vul dit aan: loop puntsgewijs alle vertakkingen met je collega na en voeg ontbrekende informatie toe tot jullie mindmap compleet is.
Stap 4. Jullie prioriteren met de klok mee
In principe is jullie mindmap nu rond. Maar wanneer jullie een planningselement aan de map willen toevoegen, is dit de stap waarin dat kan. Zeker wanneer je samen aan een project werkt, is het nuttig om in één oogopslag te zien wie, wat, waar moet doen.
Overleg daarom in deze stap over de aanpak: wat moet er als eerste gebeuren? Wie pakt dat op zich? En wat moet daar nog voor gebeuren? Hierbij is het handig om de vertakkingen kloksgewijs te sorteren; het belangrijkste bovenaan en dan met de klok mee. Indien nodig kunnen jullie nog per punt aangeven we er verantwoordelijk is voor de uitvoering.
Stap 5. Jullie organiseren de rest van de informatie
De laatste stap is de stap die de mindmap compleet maakt. Hierin voegen jullie final touches toe, zoals afbeeldingen, links, tabellen of documenten. Hierdoor wordt jullie mindmap één groot overzichtelijk web aan informatie. Zo hebben jullie alles bij de hand en wordt samenwerken op afstand een eitje.
Kortom
Of je een mindmap nou gebruikt om aan een solo project te werken, een naslagwerk samen te vatten of om samen te werken op afstand: het is een fantastische manier orde aan te brengen in chaos. Indien je meer wilt weten over het (op afstand) uiteenzetten van projecten, raden we je aan het artikel over de mini scrum te lezen of deze video te bekijken. Daar gaan we namelijk veel verder in op het behapbaar maken van projecten en deze uiteenzetten in concrete acties.
Meer weten over werken op afstand? Training Effectief Thuiswerken voor Teams
En mochten jij en je collega nou meer willen weten over effectief samenwerken op afstand, dan verwijzen we jullie graag naar onze training Effectief Thuiswerken voor Teams. Daar leren we jullie de alles over het productief en effectief voorzetten van de werkzaamheden, ook al werken jullie vanuit huis.
