Veel mensen denken dat je productiviteit verhogen betekent dat je vooral meer moet doen. Niets is minder waar. Het draait juist om de dingen die ertoe doen op te pakken. En efficiënter te werken, zodat je meer voldoening uit je werkdag haalt. Daar hebben we bij Tijdwinst ons werk van gemaakt. In dit artikel delen we daarom praktische tips met je, die rechtstreeks uit onze trainingen en boeken komen. Zo kun jij gelijk aan de slag. Worstel je met uitstelgedrag, raak je overweldigd door je takenlijst of heb je vaak het gevoel dat de dag voorbij vliegt, zonder dat je echt iets hebt gedaan? Deze inzichten helpen je de juiste focus te vinden. Zeg maar dag tegen je stress en hallo tegen een relaxte werkdag. 

Wat komt aan bod:

  1. Wat productiviteit wel en niet is
  2. De signalen dat je mag werken aan je productiviteit
  3. Dit levert productiviteit verhogen je op
  4. Hoe je productiviteit verhogen? Dat doe je met deze 8 tips
  5. Meer bereiken met minder stress? Het kan
  6. Veelgestelde vragen over productiviteit verhogen

Wat productiviteit wel en niet is

Laten we meteen met de deur in huis vallen: productiviteit is niet hetzelfde als druk zijn. Productief zijn, betekent dat je je tijd en energie zo effectief mogelijk inzet om resultaten te behalen. Niet zomaar resultaten, maar resultaten die impact maken. Het gaat dus niet om het aantal uren dat je werkt, maar om wat je in die uren voor elkaar krijgt. 

Productiviteit betekenis: een scheppende of voortbrengen kracht.

Productiviteit synoniem: voortbrengend

Zo kun je een hele dag druk bezig zijn met het finetunen van een rapport, maar als dat niet bijdraagt aan het behalen van je doelen, is het dan productief? Nee. Je bent dan vooral uren aan het vullen. Productiviteit is dus niet hetzelfde als bezig zijn, maar het is juist slim werken. Daarbij heb je een belangrijk element nodig: focus. Met een korte concentratieboog raak je steeds afgeleid en krijg je niet af wat je gepland had. 

Maar het belangrijkste speerpunt om je productiviteit te verhogen is een helder doel. Anders is het als dobberen met een opblaasboot op de oceaan, zonder een bestemming op de horizon. 

De signalen dat je mag werken aan je productiviteit

Misschien denk je wel: nou, ik ben al best productief. Hoe weet je dat er ruimte is voor verbetering? Als je (een van de) volgende signalen herkent, is het tijd om het anders aan te gaan aanpakken:

  • Je hebt last van stress symptomen: slechte concentratie en moe, slaapt slecht, je hebt hoofdpijn, je zweet en trilt meer, je hebt een kort lontje en je moet huilen door stress
  • Je dagen lijken op een race zonder finishlijn. Hoewel je continu bezig bent, vraag je je aan het eind van de dag af wat je eigenlijk hebt bereikt
  • Je bent koning(in) in uitstellen. Je schuift al je taken voor je uit, totdat je het niet langer kunt negeren. Met onnodig veel stress op het werk of thuis als gevolg.
  • Je vindt het lastig om prioriteiten te stellen. Alles lijkt belangrijk, waardoor je alles tegelijkertijd doet, of juist helemaal niets doet. Je weet gewoon niet waar je moet beginnen. 
  • Je mailbox beheerst je dag. Je start je dag met e-mails en voor je het weet is er weer een halve dag voorbij zonder dat je aan ander werk toe bent gekomen. 
  • Het voelt alsof je niet vooruitkomt. Alsof je vastzit in drijfzand. 

Dit levert productiviteit verhogen je op

Iets veranderen in je leven kost altijd in het begin wat moeite. Dus waarom zou je werken aan je productiviteit? Het is heel simpel: het maakt je leven een stuk makkelijker en leuker. 

1. Je houdt meer tijd over voor wat echt belangrijk is 

Als je slimmer werkt, houd je meer tijd over voor de dingen die je blij maken. Zoals lekker sporten, tijd voor je familie of eindelijk eens die langgekoesterde hobby oppakken: fermenteren, punniken of klootschieten.  

2. Je behaalt beter resultaat

Door gefocust te werken aan de dingen die er echt toe doen, behaal je beter resultaat. Je doet niets meer maar 30%, je geeft het oprecht aandacht. Dat kan een project zijn dat je afrondt, een documentaire maken of een ander nieuw doel behalen. Je merkt dat je meer bereikt in minder tijd. En wie weet leidt dat wel tot een promotie. 

3. Minder last van stress klachten

Door je te focussen op de juiste taken verdwijnen je eindeloze to-dolijsten en het gevoel dat je altijd achter de feiten aanloopt. Je hebt geen chaos meer in je hoofd, maar krijgt rust en overzicht. En dat is een hoop waard. 

4. Je hebt meer energie

Door effectiever te werken, verspil je minder energie aan onnodige zaken. Dat betekent dat je aan het einde van je werkdag nog de puf hebt om iets anders te doen dan linea recta op de bank te ploffen. 

5. Het geeft een boost aan je zelfvertrouwen

Denk eens terug aan die ene keer dat je je doelen behaalde. Hoe voelde je je toen? We durven te wedden dat je je toen supergoed en trots op jezelf voelde. Elke productieve dag herinnert je eraan dat je controle hebt over je tijd en je resultaten. En dat je je doelen zeker weten kunt halen. 

Hoe je productiviteit verhogen? Dat doe je met deze 8 tips 

Nu sta je natuurlijk te trappelen om je productiviteit te verhogen. In plaats van in het wilde weg met losse flodders te gaan schieten, is het verstandig om het goed aan te pakken. Om je hierbij te helpen hebben we onze belangrijkste 8 tips uit Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar en ons gloednieuwe boek Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is – Elke Dag Met De Juiste Bezig Zijn op een rijtje gezet.

productiviteit verhogen

1. Pas de prioriteitenmatrix van Eisenhower toe

Je zit aan je bureau en kijkt naar de lijst vol taken voor je. Je vraagt je af: waar begin ik? Neem een stap terug om te kijken of je echt alles wel (zelf) moet doen. De Eisenhower matrix is dé manier om orde in de chaos te scheppen. Stel je voor dat je takenlijst een tas vol boodschappen is. Welke producten moeten direct in de koelkast? En welke hebben een lange houdbaarheidsdatum en mogen in de kelderkast? De matrix helpt je het onderscheid te maken. Oké, niet met de boodschappen, maar wel met je taken. 

De matrix bestaat vier kwadranten van Eisenhower:

  1. Belangrijk en urgent: dit zijn je ‘rood-knipperende’ taken die onmiddellijke aandacht nodig hebben. Stel je hebt over een half uur een presentatie en je moet nog de laatste cijfers toevoegen. Er is geen uitstel mogelijk. 
  2. Belangrijk, maar niet urgent: hieronder vallen de taken die je wilt inplannen. Zoals het schrijven van een rapport dat pas volgende week af hoeft te zijn. Je reserveert hiervoor tijd in je agenda. Hoe je dat doet, lees je in de volgende tips. 
  3. Urgent, maar niet belangrijk: denk aan het informeren van een klant over de status van een bestelling, wat je collega prima kan oppakken. Je delegeert deze taken. Ze vallen niet onder jouw verantwoordelijkheid.
  4. Niet belangrijk en niet urgent: zoals het kijken naar nutteloze YouTube filmpjes onder werktijd. Of om de 5 minuten je mail checken. 

Nog wat Eisenhower matrix voorbeelden:

Je organiseert een feestje op kantoor. Het bestellen van de taart valt onder kwadrant B. Maar het uitzoeken van servetten die matchen kan onder kwadrant D. Schrappen maar!

Je begint een YouTube show. De opnamen plan je in (kwadrant B), het editen van de afleveringen delegeer je (kwadrant C) naar een freelancer die gespecialiseerd is in editen. 

Met het Eisenhower model kun jij weer prima orde op zaken stellen en je prioriteiten helder voor de geest houden.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

2. Plan realistisch: stop met het onderschatten van een taak

Eerlijk is eerlijk, we hebben allemaal weleens gedacht: dit klusje doe ik wel even in een uurtje. Drie uur later zit je nog steeds in gevecht met die Excel-sheet. Realistisch plannen voorkomt dit soort valkuilen. 

Maak gebruik van een watervast time management systeem. Taken die korter dan 30 minuten duren, zet je in je takenlijst. Gebruik daarvoor Todoist, Evernote of Monday. 

En voor de grote zaken stel je eerst jezelf het volgende af:

  • Wat betekent ‘klaar’ precies? Stel je moet een nieuwsbrief versturen. Klaar betekent: teksten goedgekeurd, afbeeldingen gekozen, mailing software goed ingesteld. 
  • Welke stappen zijn er nodig? Bijvoorbeeld: brainstormen, teksten schrijven en een testmail sturen. Hak het in stukken
  • Hoeveel tijd kost elke stap? Knip de taak op en plan deze in je agenda als het langer dan 30 minuten duurt. 

En wat doe je met onverwachte spoedjes? Laat daarvoor altijd 20% van je weekplanning vrij, zodat je ad hoc wat kunt oppakken. Vergelijk het met een treinreis met NS: je plant je reis, maar houdt rekening met vertraging. 

3. Houd overzicht met een ‘wachten-op-lijst

Als je tip 1 goed hebt aangepakt, heb je sommige taken gedelegeerd. Maar ken je dat gevoel dat je telkens wilt controleren of de ander de taak al heeft gedaan? Dat is niet prettig voor je collega, maar al helemaal niet goed voor je productiviteit. Je hoofd dwaalt steeds af, omdat je je afvraagt of het al gedaan is. Een wachten-op-lijst kan dit oplossen. 

De zaken waarbij je op antwoord wacht, zet je apart op deze lijst:

  • Wachten cijfers kwartaalrapportage van Jan (deadline: 12 december)
  • Reactie van klant op offerte (follow-up: 15 december)

Kijk een vast moment van de week de lijst na. Wedden dat je collega’s gewoon alles netjes op tijd aanleveren? En daarvoor hoef je je collega’s niet als een stalker drie keer per dag te bellen. 

4. Focusblokken: werk met aandacht, niet langer

Werk in focusblokken om het meeste uit je tijd te halen. Stel je timer in voor 25 minuten (voor een eenvoudige taak) of 50 minuten (voor complexere taken). Werk in deze tijd geconcentreerd aan één taak. Na elk focusblok neem je pauze volgens het Pomodoro principe. Haal een koffietje, loop een rondje met je hond of klets even met een collega. Herhaal dit vier keer en neem daarna een langere pauze. Klinkt simpel, werkt als een speer. 

productiviteit verhogen

5. Schakel stoorzenders uit

Hoe vaak gebeurt het je niet dat je midden in een taak zit en je telefoon gaat af? Geen wonder dat je slechte concentratie hebt. Maak goede afspraken als je gefocust wilt werken:

  • Zet je meldingen van je mails en apps uit. Je WhatsApp berichten kunnen wachten op antwoord. 
  • Maak afspraken met je collega’s: “Ik werk van 10:00 tot 12:00 uur ongestoord. Is er geen brand? Stuur me een mail.”
  • Werk op een plek waar je niet wordt afgeleid. Bijvoorbeeld een vergaderruimte of een koffiezaakje om de hoek. 

6. Zorg voor een gecontroleerde werkplek

Je werkt het beste in een opgeruimde en georganiseerde werkplek. Ruim je bureau op, zodat het functioneel en prettig werkt. Maar denk ook aan andere oplossingen om je concentratie boog te verlengen. Zoals een noise-cancelling koptelefoon. 

7. Maak je hoofd leeg

Een vol hoofd werkt net als een overvolle computer: het werkt traag en loopt vast. Heb je moeite met je te concentreren, omdat er van alles door je hoofd spookt? Schrijf alles wat door je hoofd spookt op. Van ‘hondenvoer kopen’ tot ‘betalingen checken’. Verdeel het wel in categorieën (werk, privé en overig) en plan deze zaken later in je takenlijst of agenda. 

8. Reflecteer dagelijks en wekelijks

Plannen is één ding, maar je moet ook koers houden. Bekijk dagelijks en wekelijks je voortgang. Heb je alles gedaan wat je wilde doen? Wat ging er goed en wat kan beter? Is er nog iets wat je niet af hebt gekregen? Plan dat in voor de volgende dag of later moment in je agenda. Deze reflectie helpt je om georganiseerd te blijven en stress te verminderen.

9. Bonustip: volg ons Instagram, Pinterest of schrijf je in voor de nieuwsbrief

Wil je nog meer tips tegen stress en concentratieproblemen? Volg ons dan op Instagram en Pinterest. Daar delen we regelmatig handige tips om je productiviteit te verhogen. Wil je je minder laten afleiden door social media en liever al onze nieuwste artikelen via de mail ontvangen? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief. 

In onze Youtube video geeft Björn Deusings (time management expert) handige tips waarmee je jouw productiviteit een boost kunt geven. 

Meer bereiken met minder stress? Het kan

Je productiviteit verhogen betekent niet dat je meer gaat doen, maar de juiste dingen gaat doen. Door slimme methoden toe te passen, zoals de Eisenhower matrix, focusblokken en een goed georganiseerde werkplek zet je je energie effectief in. Hierdoor heb je minder stress en lichamelijke klachten, geen concentratieproblemen en houd je meer tijd over. Begin vandaag met kleine stappen en ervaar zelf hoeveel je bereikt met meer rust in je hoofd. 

Volg de cursus Time Management 

Heb je het gevoel dat je geen controle over je agenda hebt? Onze Time Management training biedt je de oplossing. Na deze training:

  • Beheers je jouw tijd en taken moeiteloos
  • Breng je balans in werk en privé
  • Heb je meer plezier in je werk en dagelijkse bezigheden
  • Communiceer je doelgerichter en werk je prettiger samen
  • Verbeter je je productiviteit en bereik je jouw doelen
  • Laat je stress achter je

Ben je het zat om altijd gestrest te zijn? Meld je dan nu aan voor onze 1-daagse training Time Management.

Veelgestelde vragen over productiviteit verhogen

  • Hoe verhoog je de productiviteit?

    Productiviteit verhogen begint met het stellen van prioriteiten en duidelijke doelen. Zorg voor een goede planning en werk in blokken om focus te behouden. Vermijd afleidingen en neem regelmatig korte pauzes om je energie op peil te houden.

  • Wat zijn de vier soorten productiviteit?

    • Persoonlijke productiviteit
    • Productiviteit medewerkers
    • Organisatorische productiviteit
    • Technologische productiviteit

  • Hoe verhoogt een organisatie de productiviteit?

    Productiviteit verhogen op de werkvloer doe je door duidelijke doelen te stellen en processen te optimaliseren. Het investeren in technologie en tools kan de efficiëntie verbeteren en repetitieve taken automatiseren.

  • Hoe verbeter je de arbeidsproductiviteit?

    De arbeidsproductiviteit verbetert door duidelijke doelen en prioriteiten te stellen, zodat werknemers weten waar ze zich op moeten concentreren. Het aanbieden van de juiste tools en technologie maakt het werk efficiënter en vermindert tijdverlies. Het is slim om de productiviteit te berekenen, zodat er een nulmeting is, en na implementatie de verbeteringen te meten. 

  • Hoe kan ik mijn productiviteit verhogen zonder meer uren te werken?

    Je kunt je productiviteit verhogen door beter te plannen en prioriteiten te stellen, zodat je je tijd efficiënter benut. Gebruik productiviteitstechnieken, zoals de Pomodoro-methode, om gefocust en gemotiveerd te blijven. Daarnaast helpt het elimineren van afleidingen en het delegeren van taken om meer in minder tijd te bereiken.

  • Welke tools en apps zijn het beste om mijn tijd beter te beheren?

    Populaire tools om je tijd beter te beheren zijn Trello en Asana voor taakbeheer, waarmee je projecten efficiënt kunt organiseren. Voor focus en concentratie zijn apps zoals Toggl ideaal, die je helpen om je werk in blokken te verdelen. Ook tools als Google Calendar en Todoist bieden praktische functies om je agenda en to-do’s overzichtelijk te houden.

  • Wat zijn effectieve strategieën om afleidingen te minimaliseren?

    Een effectieve strategie is het blokkeren van afleidende websites. Daarnaast helpt het instellen van specifieke werktijden en het creëren van een rustige werkplek om je focus te behouden. 

  • Hoe stel ik prioriteiten en werk ik aan de belangrijkste taken?

    Gebruik de Eisenhower matrix om taken te categoriseren op urgentie en belangrijkheid, zodat je weet wat je eerst moet doen. Stel duidelijke doelen en breek ze op in kleinere, haalbare stappen om overzicht te behouden. Focus op één taak tegelijk en werk systematisch aan de belangrijkste taken voordat je naar de minder dringende gaat.

  • Wat is de beste manier om een dagelijkse planning te maken?

    Begin je dag door je takenlijst te maken en stel prioriteiten op basis van urgentie en belangrijkheid. Gebruik tijdsblokken voor elke taak, zodat je gefocust blijft en afleidingen minimaliseert. Evalueer aan het eind van de dag je voortgang en pas je planning indien nodig aan voor de volgende dag.

  • Hoe kan ik mijn focus en concentratie verbeteren tijdens het werken?

    Zorg voor een opgeruimde werkplek en minimaliseer afleidingen door notificaties uit te schakelen. Werk in tijdsblokken, zoals met de Pomodoro-techniek en geef jezelf korte pauzes om je energie op te laden.

  • Wat is time blocking en hoe kan ik dit toepassen?

    Time blocking is een techniek waarbij je je werkdag opdeelt in blokken van tijd voor specifieke taken. Door tijd te reserveren voor belangrijke taken, voorkom je multitasking en blijf je gefocust. Pas het toe door je agenda te vullen met blokken voor werk, pauzes en ad hoc werk.

  • Hoe ga ik om met uitstelgedrag en blijf ik gemotiveerd?

    Om uitstelgedrag te overwinnen, begin je met kleine, haalbare taken die je meteen kunt voltooien. Stel duidelijke doelen en beloon jezelf na het afronden van een taak om gemotiveerd te blijven. Maak een realistische planning en houd jezelf verantwoordelijk door regelmatig de voortgang te evalueren.

  • Welke rol speelt pauzeren en rust nemen in het verhogen van productiviteit?

    Pauze en rust nemen helpt om je brein te verfrissen, waardoor je focus en concentratie verbeteren. Korte pauzes zorgen ervoor dat je energieniveau op peil blijft, zodat je productiever kunt werken. Regelmatig rusten voorkomt burn-out en bevordert een duurzame productiviteit op de lange termijn.

  • Hoe combineer ik productiviteit met een gezonde werk-privébalans?

    Een gezonde werk-privébalans bereik je door duidelijke grenzen te stellen tussen werk en privé, zoals specifieke werktijden en pauzes. Door je productiviteit te verhogen tijdens werkuren, creëer je ruimte voor ontspanning en vrije tijd. 

Wie zijn wij? | Training Time Management

Tijdwinst.com is een expert in het aanbieden van trainingen die je helpen efficiënter en effectiever te werken. Wij organiseren door het hele land zowel online als fysieke trainingen op gebieden zoals time management, assertiviteit, communicatie en snellezen. Wil je meer weten? Bezoek onze website, blogs en meld je aan voor een van onze trainingen!