De out of office functie, je kent ‘m vast. Vaak gebruik je een standaard riedeltje om aan te geven dat je op vakantie bent, maar je kunt meer profijt hebben van deze afwezigheidsassistent. En zéker ook als thuiswerker. Zo kun jij werk en privé beter gescheiden houden en raak jij niet ondergesneeuwd door een berg mail. Pluk je vruchten!
Wanneer je langer weg bent of met vakantie gaat, weet jij dat je een out of office bericht moet instellen. Dat stelt je in staat om je mail te beperken en dus geen tijd verliest met onnodige berichten als je weer terug bent op kantoor. Perfecte tool!
Een goede out of office tekst kan echter nog veel meer voor je betekenen, ook als je vanuit huis werkt. In een mum van tijd maak jij van je out of office je beste vriend die altijd voor je klaar staat.
Out of office, je wint er tijd mee om deze 2 redenen!
Je bent en wil niet 24/7 bereikbaar zijn. Thuiswerken vraagt misschien zelfs om nóg beter je grenzen te bewaken. Je telefoon zet je op stil wanneer het niet uitkomt. Ditzelfde kun je ook met je inbox doen. Dag mail-overschot stress. Hallo overzicht en rust. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor de afzender.
- Out of office is de handige vriend voor jezelf…
Constant achter de feiten aan rennen is vermoeiend. En met de afleidingen die op de loer liggen als je thuiswerkt, wil je al helemaal geen onnodige stress. Goed thuiswerk management kan je laten ervaren dat thuiswerken zelfs een verademing kan zijn. Wanneer je enkele dagen uit de running bent geweest, wil je geen tijd en overzicht verliezen aan onnodig veel mail. - …maar zeker ook voor de afzender.
Want zodra jij 4 dagen later nog steeds geen antwoord hebt op die mail, ga je twijfelen. “Is de mail wel aangekomen of zal ik ‘m nog een keer sturen?” “Heb ik iets verkeerds gezegd?” “Zal ik misschien even bellen om het een en ander te checken?”
Met andere woorden: de afzender wordt onzeker omdat hij niet weet waar hij aan toe is als er geen reactie komt op zijn mail. Jammer, want je wil geen gefrustreerde klant of zakenrelatie die op zoek gaat naar een ander. Dikke gemiste kans.
Daarnaast bezorg je je jezelf en je collega’s ook nog eens extra werk. De mailtjes moet je beantwoorden bij thuiskomt en je collega’s moeten de telefoontjes beantwoorden en misschien zelfs de band proberen te herstellen. Dat kan anders.
Door jouw out of office zo in te stellen dat het duidelijk is wat er verwacht wordt van de ander én welke acties hij kan ondernemen om verder geholpen te worden, heb je een happy klant en happy you. Gooi die handen in de lucht!
Maar gebruik ‘m niet voor ieder wissewasje.
3 momenten waarop je out of office écht een must is!
Je hoeft nu niet angstig bij ieder wasje dat je aan gaat zetten – bang om die klant te verliezen – je out of office bericht aan te zetten. De functie aanzetten omdat je 2 uur eerder stopt met thuiswerken vandaag vanwege andere afspraken, is nu ook niet een goede reden om anderen van op de hoogte te stellen.
In de meeste branches geldt dat je binnen 24 of 48 uur reageert op een mail. Pas dit naar eigen inzicht aan. Dus bijvoorbeeld:
Het bedrijf waar je voor werkt is in het weekend dicht. Stel nou dat jij op maandag pas om 14:00 uur begint, dan hoef je dus geen out of office bericht aan te zetten op vrijdagmiddag.
Maar heb jij vanaf donderdag een lang weekend gepland waarbij je de daarop volgende dinsdag pas weer aan de slag gaat thuis, stel je wél je auto reply functie in.
Geen rocket science dus. Overigens gebruik je de functie niet alleen wanneer je een dagje buiten de deur bent, maar er zijn 3 momenten wanneer het te raden is om je out of office in te stellen:
- Je bent minder goed bereikbaar. Dit is het meest voorkomende geval wanneer je je out of office reply tekst gebruikt. Je bent simpelweg niet thuis aan het werk. Je bent vrij of voor langere tijd buiten de deur aan het werk (denk aan een zakenreis of congres.)
- Je bent momenteel niet werkzaam. Je kunt de auto reply functie ook gebruiken wanneer je voor langere tijd niet werkzaam bent thuis. Bijvoorbeeld door gezondheidsredenen (denk aan zwangerschap, burnout of ziekte). Maar ook een arbeidsconflict kan de toegang tot je inbox tijdelijk beperken.
- Je bent voorgoed afwezig. Misschien ben je permanent uit dienst of ga je met pensioen. Het is een perfect moment om je out of office aan te zetten.
Je out of office kan je thuiswerk dus vaker verlichten. Stel ‘m in zodra je langer dan 24 of 48 uur afwezig bent. Of dat nou komt omdat je met vakantie gaat, je langdurig ziek bent of voorgoed uit dienst bent. Laat het de afzender weten. Maar dan wel op de juiste manier!
Wat is een goede out of office?
Deze 4 punten zijn een absolute must voor jouw out of office bericht!
Het keurige standaard out of office bericht kennen we wel.
“In verband met vakantie kan ik helaas niet uw mail beantwoorden. Ik ben afwezig van XX-XX-XXX tot XX-XX-XXX. Daarna zal ik zo snel mogelijk uw mail beantwoorden. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met…”
Prima, netjes. (En je weet nu: wat is een out of office.) Het bevat in ieder geval de 4 absolute must punten voor jouw out of office bericht.
- De periode dat jij niet werkt.
- De reden waarom jij niet werkt.
- Wanneer je wel weer aan het werk bent.
- Wat kan de afzender doen om tóch geholpen te worden?
Bovenstaand bericht voldoet aan alle eisen, maar geeft jouw toch een bitterzoete smaak. Het is saai (maar goed dat zijn alle out of office berichten), maar ook onpersoonlijk. Daardoor voel je je een beetje afgewimpeld. Jij als creatieve thuiswerker kan dit beter!
Zoals bij elke vorm van communicatie, zal ook je out of office bericht aan een aantal regels moeten voldoen zodat jij de ontvanger raakt.
Door aan een aantal regeltjes te voldoen vóór, tijdens en na jouw afwezigheid, zul je de afzender niet alleen informeren, maar ook geruststellen. En zo zal diegene netjes wachten op jouw respons.
Een knaller van een out of office bericht? Check deze 9 stappen!
We hebben nu gezien hoe het niet moet. Saai = onpersoonlijk. Maar hoe customize je nou je out of office reply tekst?
Stap 1. Stel ‘m op tijd in
Iets met haast en zelden goed. Een bekende uitspraak die ook voor jouw out of office geldt. Het is niet handig om te wachten tot die laatste thuiswerk dag voordat jij een tijdje onbereikbaar bent. Je zult te gehaast je bericht instellen en dat komt de inhoud niet ten goede.
Doe het dus de dag voor je vertrek. Dan heb je bovendien nog de tijd om een en ander af te stemmen met je collega. Eenmaal ingesteld, heb je er nooit geen omkijken meer naar. Je bericht blijft voor alle toekomstige vakanties opgeslagen. Voor één keer wat extra moeite hiervoor nemen, is dus geen verspilde tijd.
Stap 2. Vermeld de reden van jouw afwezigheid
Geen mens staat te wachten op de informatie dat jij afwezig bent omdat je het even allemaal niet meer geregeld krijgt. Je muren in huis zijn beklad van frustratie en je hebt verplicht rust nodig. Too much details. Té persoonlijk hoeft ook weer niet. Houd het liever bij de basis. Fantastisch dat je eindelijk met je gezin kan gaan flaneren langs de Côte D’Azur, maar niemand zit te wachten op deze details.
“Ik ben de komende tijd afwezig in verband met vakantieperiode…”
Helemaal prima!
Stap 3. vermeld de periode van jouw afwezigheid
Je hebt niks aan je out of office bericht als je niet aangeeft voor welke periode het geldt. De afzender heeft dan geen idee of je 3 dagen of 3 weken afwezig bent en zal daarom wellicht sporadisch een poging doen zijn mail opnieuw te versturen. Benoem daarom altijd de startdatum, de einddatum (en weekdag voor nog meer verduidelijking.)
“…. zal ik afwezig zijn van dinsdag 10 augustus t/m dinsdag 24 augustus.”
Het is handig om jezelf 1 dag extra ruimte te gunnen om het grootste gedeelte al weg te werken, dus houd hier rekening mee bij het vermelden van de data.
Stap 4. Benoem wat je afzender wél kan doen
Kom altijd met een oplossing. Misschien kan een collega bijspringen voor dringende mails. Bespreek dan wel goed van te voren wat jullie verstaan onder dringend. Soms is het echter beter om bepaalde zaken zelf op te pakken als je terug bent van vakantie. Je wilt tenslotte niet inleveren op kwaliteit.
Stap 5. Customize je out of office bericht
Als we het hebben over de vraag: “Hoe maak ik een out of office?”. Dan wil je niet dat saaie standaard bericht in je mail plaatsen. Dat persoonlijk tintje is dus belangrijk. Humor werkt altijd. We hebben het hier wel over een vleugje. Overdrijf niet. En schat in wat wel en niet passend is in jouw branche.
(wil je nu echt all the way gaan met je out of office bericht; zet er dan in dat je niet bereikbaar bent én je mail niet leest. Het is wat gedurfd, maar toonaangevende bedrijven als Opel en Volkswagen staan erop!)
Stap 7. Een goede onderwerpregel
De onderwerpregel moet aansluiten op het onderwerp. Dit hoort ook gewoon bij je out of office tekst. Besteed hier dus ook aandacht aan om dit persoonlijk te maken.
Bijvoorbeeld:
“Oh, ik ben er niet. Wat nu?”
Stap 8. Werk jezelf niet tegen
Out of office is out of office. Of out of huis. Hoe je het noemen wil. Dus ga niet aan de haal met je mail als je een tijdje weg bent. Want voor je het weet, spreidt het zich rond en voel je je verplicht om alle mailtjes te beantwoorden. Dat was natuurlijk niet de bedoeling.
Stap 9. Schakel je out of office bericht weer uit bij thuiskomst.
Dit lijkt misschien een inkoppertje, maar je zou het zo vergeten! Schakel bij thuiskomst je autoreply dus weer is. (Een dagje later wel te verstaan).
Kortom
De out of office functie is meer dan een standaard saai bericht. Het helpt jou tijd te winnen wanneer je weer thuis komt na een vakantie of business trip. Tijd die je veel beter kan besteden. Aan leuke dingen. Of om productief te kunnen werken thuis. (Die fijne balans tussen werk en privé). Zonder stress en mét overzicht. Zo wordt thuiswerken straks nog echt een verademing!
Wil jij nóg meer tijd winnen? | Training Effectief Thuiswerken voor Teams
Je weet nu hoe de out of office functie jou kan helpen om productiever te werken. Maar wist je al dat wij een 1-daagse training Thuis Werken geven? Boordevol slimme methodes en technieken om werken op afstand effectief te maken en het voor jou zelfs een verademing kan worden.
