Als thuiswerker is het lastig om de benodigde concentratie op te brengen. Zeker wanneer je telkens wordt afgeleid door een bliepende telefoon of Teams-chatmeldingen. Hoe voorkom je dat je jouw aandacht verliest? Beter nog: hoe behoud of verbeter je jouw concentratie? Björn Deusings, time management expert en directeur van Tijdwinst.com, zet de beste concentratietips voor je op een rij.
Thuiswerken is onlosmakelijk verbonden met je concentratievermogen — dit is waarom
Laat ik maar direct met de deur in huis vallen:
‘Concentratie is het met gerichte aandacht uitvoeren van één taak of handeling, zonder afleiding of versnippering.’
Versnippering is eigenlijk niets anders dan multitasking: je verschuift je aandacht van de ene naar de andere klus. Zo probeer je tijdens een Zoom-meeting een mail op te stellen of zet je tijdens een gesprek met een klant vlug de wasmachine aan. (Not done, trouwens).
Afleiding gaat vooral om alle prikkels om je heen. Bijvoorbeeld het geluid van de grasmaaier van je buurman. Waarom besluit hij dat het gras toe is aan een maaibeurt, net wanneer jij net een belangrijke call ingaat met een leverancier?! Ook je brein kan voor prikkels zorgen, bijvoorbeeld de terugkerende gedachte dat je ‘echt niet moet vergeten om Sanne te mailen’.
Indien stimulans van buitenaf komt, noemen we dit externe prikkels. Afleiding die voortkomt uit je eigen gedachten noemen we interne prikkels.
Wat heb jij hier als thuiswerker aan? Nou, een hoop:
Of jij je kunt concentreren, hangt namelijk af van de hoeveelheid afleiding en versnippering waarmee je gedurende je thuiswerkdag te maken krijgt. Is dat minimaal, dan ga je een productieve dag tegemoet. Word je om de haverklap gestoord, dan gaat dit ten koste van je concentratie — en dus ook ten koste van de kwaliteit die jij levert.
Indien jouw aandacht namelijk ook meer even wordt gekaapt, is het klaar. Schenk jij aandacht aan een interruptie, dan duurt het gemiddeld 64 seconden voordat jij je weer kunt focussen op je werkzaamheden. Dit betekent niet dat jouw concentratie weer even sterk is als voorheen. Nee, pas na 15 tot 25 minuten is deze hersteld.
Met andere woorden:
Jij bent dik een kwartier verder voordat jij je weer op en top kunt concentreren op dat belangrijke rapport. En vindt zo’n interruptie nou om de zoveel minuten plaats, tjah: dan krijg je of niets gedaan of je het werk dát je levert is knudde. Mogelijk alletwee.
Dat is waarom jij jouw concentratie wil verbeteren: zodat je jouw werk afkrijgt én daarnaast de kwaliteit neerzet die anderen van je willen zien.
Wat er dan gebeurt is mooi
Kun je nou wél je aandacht vasthouden, dan zul je merken dat je jouw werk niet alleen stukken sneller verzet, je begrijpt de materie ook minder. Je zal minder fouten maken en zet gewoon een veel hogere kwaliteit neer dan wanneer je afleiding en prikkels vrij spel geeft.
Beter nog:
Indien het je lukt zo’n dertig minuten ongestoord te werken, heb je grote kans dat je in een flow raakt. Dat is een mentale staat waarin je volledig de tijd uit het oog verliest en helemaal opgaat in je werk.
Niet alleen voelt dat fantastisch, het geeft je ook meer plezier in je werk, vergroot je betrokkenheid én jouw creativiteit.
Om die redenen is het dus belangrijk dat jij je gedurende je thuiswerkdag goed kunt concentreren: zodat je meer gedaan krijgt in minder tijd, kwalitatief werk neerzet én er ook nog een plezier in hebt.
Om dat punt te bereiken, zul je daarom twee dingen moeten doen:
- Afleiding (dus externe en interne prikkels) zoveel mogelijk moeten elimineren.
- Versnippering (dus multitasking) tegengaan.
Dat gaat zo:
Concentratie verbeteren door afleiding te elimineren
Prikkels dus, daar wil je er zo weinig mogelijk van hebben. Zowel van externe prikkels (de Teams-chat die telkens oplicht of je telefoon die om de haverklap rinkelt), maar ook interne prikkels (piekergedachten, ingevingen of andere stressmomenten).
Hoe voorkom je die?
1. Schrijf zaken op die je tussendoor binnenvallen
Werken aan een concentratietaak vergt focus. Die kun jij niet opbrengen wanneer jij je telkens bezighoudt met alles wat je te binnen schiet. Om enige chaos weg te nemen, doe je er daarom verstandig aan om zaken op te schrijven die tussendoor de kop opsteken.
Zelf gebruik ik hier mijn Rocketbook voor: een digitaal “kladblok” waarbij ik de aantekeningen eenvoudig kan digitaliseren door middel van een QR-code. Ideaal wanneer ik geconcentreerd aan een klus werk en toch een ingeving krijg.
In plaats van mijn werkzaamheden dan te onderbreken, schrijf ik het de klus of het idee op. Ik pak deze dan later op, op een moment dat het wél schikt. Hiermee voorkom ik dat mijn eigen gedachten me uit mijn concentratie halen, maar ook dat ze me aansporen reactief gedrag te vertonen.
2. Plan afspraken en klussen in een timemanagementsysteem
Een andere manier om de onrust weg te nemen, is door gebruik te maken van een timemanagementsysteem. Dat neemt een hoop onrust, en dus afleiding, weg. Je werkt dan vanuit overzicht in plaats vanuit chaos.
Wat heb je daarvoor nodig? In principe alleen een takenmanager en een agenda. In die takenmanager noteer je alle klusjes waarmee je minder dan een half uur zoet bent. Alles onder 30 minuten, dus. In je agenda zet je alle grote klussen (langer dan een half uur) én afspraken die je mogelijk hebt.
Waarom? Werken vanuit zo’n systeem dwingt je na te denken over de klus: hoe lang duurt het, wat is het beste moment om dit uit te voeren en wat moet ik hier allemaal voor doen? Het maakt zaken helder, concreet en manageable. En dat neemt een hoop interne afleiding weg.
Dit is een simplistische uitleg, maar wel een die een groot verschil kan maken in het gebrek aan overzicht dat je ervaart. Indien je meer wilt leren over het inrichten en bijhouden van zo’n systeem raad ik je aan ons boek te lezen ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’ of dit artikel.
3. Zet al je notificaties uit
Je werkt vanuit huis en dus waarschijnlijk op basis van output. Jij bent daarom zelf verantwoordelijk bent voor je eigen concentratie en de hoeveelheid prikkels die je toestaat. Een manier om zoveel mogelijk externe prikkels het zwijgen op te leggen, is door de notificaties van al je devices uit te zetten. Dat betekent dus dat je laptop, mailbox, Teams-chat, telefoon, tablet en alle andere gadgets vrij zijn van geluiden én visuele reminders. Geen piepjes en bliepjes dus, trillingen of badges die jou eraan herinneren dat je ‘5 ongelezen berichten hebt’.
No one cares. Echt niet: de wereld vergaat niet wanneer je een appje misloopt. Is het namelijk dringend (écht dringend), dan bellen ze wel. Het enige waar jij je nu op wilt focussen, is op de concentratietaak die jij moet uitvoeren. Pas wanneer je klaar bent, check je jouw devices. Maar wel zo:
4. Check je devices op gezette tijden
Dat de geluiden van je inbox en telefoon uit staan, wil niet zeggen dat jij de boel niet stiekem tussendoor checkt — ‘Even zien of ik al een bericht van Fenneke heb…’ Indien jij je concentratie wilt verbeteren laat je ook dat achterwege. Controleer je communicatiekanalen enkel op gezette tijden, dus niet tussendoor en ook niet in je prikkelvrije pauze (komen we zo bij).
Spreek met jezelf af dat je jouw telefoon, chat en inbox hooguit twee, drie keer per dag checkt: aan het begin van je werkdag nadat je jouw belangrijkste klus hebt afgerond, na de lunch én aan het eind van je werkdag. Je mag daar zelfs tijd voor inplannen in je agenda.
Tot die tijd “bevries” jij je inbox en leg je jouw telefoon uit het zicht.
5. Gebruik een noise cancelling headset
De beste vriend van een thuiswerker: een noise canceling headset. Daarmee kun je ongestoord aan de slag en elimineer je ongewenst geluid van buitenaf (die buurman met zijn grasmachine). Zo’n koptelefoon geeft ook een visueel signaal af; naar je partner of kinderen toe bijvoorbeeld. Zij zien dat je geconcentreerd bezig bent en dat ze jou nu niet mogen storen.
Wil je het helemaal goed doen, luister dan naar concentratiemuziek of (onze voorkeur) binaural beats. Daardoor filter je nog meer geluid uit én verhoog je zelfs je concentratie.
6. Zonder je af
Zelfs de beste koptelefoon kan niet voorkomen dat je wordt afgeleid indien jij je werk doet in een chaotische ruimte. Dit kan zijn omdat ook je partner vanuit huis werkt, maar ook omdat je omgeving chaotisch is; je kunt je minder goed concentreren wanneer je op een stapel vaat uitkijkt. Zonder jezelf daarom af en kies een werkplek uit die vrij is van zoveel mogelijk prikkels. Schrijf bijvoorbeeld dat verslag op je slaapkamer, richt een kantoor in of ga voor een heuse thuiswerkpod. Dan werk je geconcentreerd en comfortabel vanuit je eigen tuin. Ideaal.
Dit bericht op Instagram bekijken
Tips om versnippering tegen te gaan
Afleiding heb je zoveel mogelijk uit de weg geruimd. Nu nog die vervelende versnippering tegengaan. Een opfrisser: versnippering is je aandacht wisselen tussen verschillende taken. Dus bijvoorbeeld telefoneren terwijl je een mail probeert op te stellen. Je dénkt dat dat je goed afgaat, maar het is funest voor je concentratie en de kwaliteit van je werk.
De oplossing is dan ook simpel: indien jij jouw concentratie wilt verbeteren, werk je slechts aan één ding tegelijk. Niet tussendoor even een mail oppakken of een telefoontje beantwoorden, dus. Dat kost je namelijk een dik kwartier voordat jij je concentratie weer op het oude niveau hebt.
Wat je daarom doet: je werkt met focus blokken. Dat houd in dat je een bepaalde tijd enkel en alleen aan één klus werkt. Ik zelf hanteer daar graag blokken van zo’n 30 tot 45 minuten voor. Dit is wat ik doe:
8. Maak ‘s ochtends een korte planning
Welke taken moet je vandaag afronden? Welke is daarvan het belangrijkste? Dat is de klus waar je het eerst aan werkt. Pas wanneer je die hebt afgerond, ga je door naar de volgende.
9. Blok er tijd voor in je agenda
Voordat je aan de slag gaat, plan je de klussen daadwerkelijk in je agenda. Je reserveert er tijd voor. Hiermee voorkom je dat je toegeeft aan klussen die tussendoor binnenkomen. Belangrijk is dat je hierbij realistisch plant: kost een klus drie uur, gun het die dan.
10. Ga aan de slag
Dit is waar bovenstaande afleidingsvrije tips om de hoek komen kijken: je begint aan je concentratietaak, maar niet voordat je telefoon stil staat en jij je in een prikkelvrije omgeving bevindt. Dan pas ga je aan de slag: je werkt 30 tot 45 minuten aan je klus. Zet een timer indien je dat fijn vindt. Pas wanneer de klus volledig is afgerond, mag je door naar de volgende. Tussendoor multitasken is uit den boze.
11. Neem een prikkelvrije pauze.
Na iedere 30 of 45 minuten neem je een korte pauze, ook wanneer je klus nog niet klaar is. Dit is het moment waarop jij jouw grijze massa even een oplaadmomentje gunt. Grijp dan ook niet gelijk naar je telefoon, blijf ver weg van je mailbox en zoek ook geen andere stimulans op. Gewoon even, vijf minuten, niets. Behalve dan een goeie kop koffie of een klein blokje om.
Herhaal alle stappen tot je klaar bent
Dit is hoe jij jouw concentratie kunt verbeteren als thuiswerker. Door zoveel mogelijk chaos te voorkomen, zowel in je hoofd als van buiten af. Maar ook door slechts aan één klus tegelijkertijd te werken. Je zult dan merken dat je geconcentreerd – en misschien zelfs in een flow – aan de slag gaat. Dat komt niet alleen je productiviteit ten goede, maar ook je humeur.
Björn Deusings
Meer thuiswerktips?
Vind je dit nou interessant, dan raden we je aan de 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams te volgen. Daarin leren we je verschillende technieken en methodes waar jij als thuiswerker dagelijks de vruchten van kunt plukken; of het nou om slimmer (samen)werken gaat, online vergaderen of werken op afstand. Je leert het allemaal bij onze training Effectief Thuiswerken voor Teams! Check ook onze website.
